ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی، ایمیلی است که برای ارتباطات داخلی و بیرونی یک سازمان استفاده می‌شود. برای مثال، یک شرکت ممکن است به هر کارمند خود یک ایمیل با نام دامنه شرکت، مانند employee@company.com، اختصاص دهد که از آن برای ارتباط با دیگر کارمندان شرکت، مشتریان، تامین‌کنندگان و دیگر افراد استفاده می‌کند.

ایمیل سازمانی به صورت کلی شامل سه بخش است: نام کاربری، دامنه و پسوند. نام کاربری، نامی است که به هر کاربر اختصاص داده می‌شود و معمولاً شامل نام و نام خانوادگی یا شماره پرسنلی است. دامنه، نام شرکت یا سازمان است که ایمیل‌های شرکت در آن ثبت شده است. پسوند، عبارتی است که در انتهای آدرس ایمیل وجود دارد و معمولاً به شرکت، موقعیت جغرافیایی و یا نوع فعالیت آن مربوط است.

ایمیل سازمانی مزایای زیادی دارد، از جمله افزایش امنیت، افزایش بهره‌وری و بهبود ارتباطات داخلی و بیرونی سازمان. با استفاده از ایمیل سازمانی، کارمندان می‌توانند با دیگر کارمندان، مشتریان و تامین‌کنندگان به راحتی ارتباط برقرار کنند و به راحتی از اطلاعات سازمانی استفاده کنند. همچنین، ایمیل سازمانی معمولاً با سرویس‌های امنیتی ارائه می‌شود که از مانع برای ورود نفوذگران و سایر تهدیدات امنیتی به سیستم سازمان می‌شود.

راه های امن سازی ایمیل سازمانی:

با توجه به مهم بودن و حساسیت اطلاعات موجود در ایمیل‌های سازمانی، امنیت این ایمیل‌ها بسیار حائز اهمیت است. در ادامه، به برخی از راه‌های امنیتی که برای سازمان‌ها در امان نگه داشتن اطلاعات در ایمیل‌های سازمانی موثر هستند، اشاره می‌شود:

استفاده از شماره بیشتری از فناوری‌های امنیتی: استفاده از فناوری‌های امنیتی مانند رمزگذاری ایمیل، فایروال، آنتی ویروس و آنتی اسپم به‌عنوان راه‌های اصلی امنیتی در ایمیل سازمانی می‌تواند مؤثر باشد. همچنین، استفاده از تکنولوژی‌های امنیتی مانند تشخیص تهدیدات و امضای دیجیتال به عنوان روش‌های فعال در افزایش امنیت ایمیل‌های سازمانی تلقی می‌شوند.

آموزش کاربران: آموزش کاربران در مورد اصول امنیتی مانند ایجاد رمز عبور امن، عدم ارسال اطلاعات حساس در ایمیل، و اجتناب از باز کردن فایل‌های پیوست با منشا نامشخص، نیز به‌عنوان روشی مؤثر در افزایش امنیت ایمیل‌های سازمانی در نظر گرفته می‌شود.

روش‌های احراز هویت: استفاده از روش‌های احراز هویتی مانند چک کردن IP و ایمیل فرستنده، بررسی امضای دیجیتال، و فیلترینگ برای جلوگیری از ورود ایمیل‌های ناشناخته و احتمالی به پوشه ایمیل های مشکوک قرار داده می‌شوند.

استفاده از SSL / TLS

استفاده از SSL / TLS (Secure Sockets Layer / Transport Layer Security) به‌عنوان روش ارتباطی مؤثر در محافظت از اطلاعات حساس در ایمیل‌های سازمانی است. SSL / TLS برای رمزگذاری اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد تا اطلاعاتی که در طول انتقال از یک دستگاه به دیگری به دست می‌آیند، برای اشخاص بدخواه غیرقابل دسترس باشد. با فعال سازی SSL / TLS، تضمین می‌شود که هرگونه تلاش برای نفوذ در ایمیل‌های شما برای دسترسی به اطلاعات محرمانه شما مسدود شود.

استفاده از رمزگذاری

استفاده از رمزگذاری یکی از راه‌های مؤثر در محافظت از اطلاعات حساس در ایمیل‌های سازمانی است. با استفاده از رمزگذاری، اطلاعات شما توسط یک الگوریتم که برای کسب دسترسی به آن نیاز به کلیدی خاص دارد، محافظت می‌شود. اگر کلید رمزگذاری به دست عوامل بدخواه بیافتد، آنها نمی‌توانند به اطلاعات شما دسترسی پیدا کنند.

ایمیل‌های سازمانی به دلیل شرایط خاصی که در محیط‌های کسب‌وکار وجود دارد، به حفره‌های امنیتی بیشتری در مقایسه با ایمیل‌های شخصی دچار می‌شوند. در ادامه به برخی از حفره‌های امنیتی ایمیل سازمانی اشاره می‌کنیم:

حملات فیشینگ

یکی از حفره‌های امنیتی مرتبط با ایمیل، حملات فیشینگ است. حملات فیشینگ به شیوه‌ای انجام می‌شوند که به شما به نظر می‌رسد موضوع آن با شرکت شما مرتبط است. با این حال، در واقع، موضوع دروغ است و هدف آن بدست آوردن اطلاعات شما است. اطلاعات مهمی مانند نام کاربری و رمز عبور به‌عنوان یکی از نمونه‌هایی که هکرها هدف خود را به دنبال آنها دارند، محسوب می‌شود.

حملات رانتوموار

حملات رانتوموار یکی دیگر از حفره‌های امنیتی ایمیل سازمانی هستند. در این نوع حملات، هکرها با استفاده از یک نرم‌افزار مخرب، دسترسی به سیستم‌های شما را بدون اطلاع شما بدست می‌آورند. در صورتی که این حملات موفق شوند، هکرها می‌توانند به اطلاعات حساس شما دسترسی پیدا کنند و آنها را به سایر افراد معرفی کنند.

پسورد ضعیف

پسوردهای ضعیف یکی از حفره‌های امنیتی ایمیل سازمانی هستند. اغلب کاربران پسوردهای ضعیف را انتخاب می‌کنند و یا به راحتی قابل حدس زدن هستند، که این به هکرها کمک می‌کند تا به راحتی در دسترسی به ایمیل‌های شما موفق شوند. پسوردهای قوی و پیچیده باعث افزایش امنیت حساب کاربری شما می‌شوند.

عدم بروزرسانی نرم‌افزار

نرم‌افزارهای ایمیل سازمانی از طریق بروزرسانی‌های مکرر به‌روزرسانی می‌شوند تا بتوانند برای جلوگیری از حملات و تهدیدات جدید موثر باشند. اگر برنامه ایمیل سازمانی شما بروز نشده باشد، هکرها می‌توانند از حفره‌های امنیتی استفاده کنند تا به اطلاعات شما دسترسی پیدا کنند.

فراموشی خارج کردن خودکار از حساب کاربری

عدم خروج از حساب کاربری شما پس از پایان کار یکی از حفره‌های امنیتی ایمیل سازمانی است. اگر شما بعد از پایان کار خود خارج نشوید، هر کسی که دسترسی به کامپیوتر شما دارد، به آدرس ایمیل و پیام‌های شما دسترسی خواهد داشت.

پلتفرم هایی که ایمیل سازمانی ارائه میکنند کدامند؟

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange  یک سرویس ایمیل سازمانی است که بسیار محبوب است و توسط بسیاری از سازمان‌ها در سراسر جهان استفاده می‌شود. Exchange به شما اجازه می‌دهد که به راحتی ایمیل‌های خود را مدیریت کنید و به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید. همچنین، Exchange از امنیت بالایی برخوردار است و از قابلیت‌هایی مانند مدیریت هویت و دسترسی از راه دور پشتیبانی می‌کند.

Google Workspace

Google Workspace  یکی دیگر از معروف‌ترین پلتفرم‌های ایمیل سازمانی است که بیشتر توسط کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​استفاده می‌شود. این پلتفرم شامل Gmail، Google Drive، Google Docs  و ابزارهای دیگری است که به شما اجازه می‌دهد تا ایمیل‌های خود را مدیریت کنید و به صورت همزمان با همکاران خود کار کنید. Google Workspace همچنین از امنیت بالایی برخوردار است و دارای قابلیت‌های مانند مدیریت هویت و دسترسی از راه دور است.

Zoho Mail

Zoho Mail یک پلتفرم ایمیل سازمانی است که توسط بسیاری از کسب و کارها و سازمان‌های کوچک و متوسط ​​استفاده می‌شود. Zoho Mail از امنیت بالایی برخوردار است و قابلیت‌هایی مانند مدیریت هویت، مانیتورینگ ایمیل را دارا می باشد.